Goederenvervoerlogistiek kan bijzonder moeilijk zijn, vooral voor grote vervoersorganisaties met uiteenlopende ladingen en steeds complexere opdrachten van veeleisende klanten. Welk product u ook wilt leveren, als u een winstgevend bedrijf wilt runnen, moet u rekening houden met orderverwerking, kostenbeheer en voortdurend veranderende communicatie met de bestuurder.
Elke grote transportorganisatie heeft te maken met meerdere softwarepakketten, van CRM-systemen tot documentbeheer; computers aan boord tot Enterprise Resource Planning (ERP). Daarom moet een goed transportmanagementsysteem (TMS) - dat al deze uiteenlopende oplossingen kan integreren in één gebruiksvriendelijk platform - de drijfveer zijn van het volledige logistieke proces van een bedrijf.
EEN TMS INTEGREERD ALLE TAKEN
Zonder een TMS zult u altijd moeite hebben om alles effectief samen te brengen. Transporteurs, expediteurs en LSP's zijn het erover eens dat er tientallen afzonderlijke taken zijn die, als ze allemaal afzonderlijk (en vaak handmatig) worden beheerd, niet alleen een aanzienlijk beslag leggen op de middelen, maar hen ook blootstellen aan langere doorlooptijden en een sterk verhoogde kans op fouten.
Zelfs voor de meest simpele bestelling moet een verzender:
- Een order aanmaken
- De klant een juiste offerte sturen
- Bijgewerkte kosten van klant en product opslaan
- Een CRM aanmaken
- Communiceren met de vrachtwagens
- Communiceren met de partners van de supply chain
- KPI's loggen
- De klant een juiste factuur sturen
- Follow-up met onderaannemers organiseren
- Lege goederen registreren
- Rapporten voor voertuigbeheer bijwerken
Transporteursorganisaties weten al jaren dat ze bij de tijd moeten blijven om te overleven. Een bedrijf dat haar orderproces, voorraden en facturering effectief kan digitaliseren, zal altijd een voorsprong hebben op concurrenten die al hun documenten nog in archiefkasten en kartonnen dozen stoppen.
EEN TMS VERMINDERT RISICO'S
Een steeds terugkerend doel voor transporteurs en LSP's is het minimaliseren van risico's door een proces op te zetten dat complex, maar gestroomlijnd is. Eén die alle mogelijkheden dekt, maar niet gehinderd wordt door omwegen of bureaucratie. Een TMS is het perfecte hulpmiddel om dit te bereiken, omdat het kan worden geprogrammeerd om om te gaan met last-minute wijzigingen of glitches zonder dat een planner alles moet verscheuren en opnieuw moet beginnen.
Het belangrijkste is altijd de tevredenheid van de klant, en de transporteurs weten dat, naarmate de klanten veeleisender worden, zij zich ook moeten aanpassen en hun veelzijdigheid moeten tonen. Terwijl ze vroeger last-minute wijzigingen van een klant moesten afwijzen, kunnen ze met een TMS die "Nee" meestal omzetten in een "Ja".
Om prestaties te optimaliseren, zijn gegevens kostbaar. De meeste LSP's en expediteurs zijn strikt op de prestaties van chauffeurs of voertuigen en gebruiken strenge KPI's om die bij te houden. Zonder een TMS kunnen veel gegevens verloren gaan. Er is een tendens om de klus te klaren zonder al te analytisch te zijn of te leren van fouten uit het verleden. Het resultaat? Degenen die slecht presteren, kunnen ongecontroleerd doorgaan en partners in de supply chain die ondermaats presteren, zullen uiteindelijk een slechte weerspiegeling zijn van de hele operatie.
EEN TMS IS BETAALBAAR VOOR ALLE BEDRIJVEN
De overstap naar een TMS van hoge kwaliteit is dus al lang het doel van alle transporteurs, expediteurs en LSP's, maar in het verleden was het alleen haalbaar voor de rijke multinationals met hun enorme aantallen vrachtwagens en complexe vereisten, terwijl kleinere organisaties er enorm veel geld aan kwijt waren.
Maar, zoals vaak het geval is met technologie, TMS-oplossingen zijn niet langer onbereikbaar voor onafhankelijke transporteurs, ongeacht hun omvang of omzet. Omdat ze modulair zijn, kunnen ze aan elk opdracht worden aangepast, en kunnen ze dus een waardevolle troef zijn voor bedrijven die slechts een kleine selectie van de aangeboden functies nodig hebben. Hierdoor krijgen bedrijven enkel de modules die ze nodig hebben, en hoeven ze geen fortuin te betalen voor diensten die ze nooit gebruiken.
EEN TMS BETAALT ZICHZELF TERUG
Als bedrijven worstelen om de boeken af te sluiten, kunnen de kosten van een modulair TMS gewoonlijk elders worden terugverdiend - meestal doordat er geen speciaal planningspersoneel meer hoeft te worden ingehuurd. In veel gevallen kan het TMS zelf één of meerdere administratieve FTE's compenseren, en wordt het als een kostenbesparend instrument, in plaats van een dure overhead.
