Alpega accorde de l’importance à la vie privée de ceux qui lui transmettent des données personnelles. La présente Politique de la Vie Privée (La « Politique”) décrit comment et pourquoi nous collectons, stockons et utilisons les données personnelles. Elle dispense également les informations utiles quant aux droits individuels.
Cette Politique concerne les données personnelles qui nous sont transmises, que ce soit par un individu ou par une organisation. Les données personnelles qui nous sont fournies peuvent être utilisées aux fins que nous décrivons dans la présente Politique ou à d’autres fins autrement divulguées au moment de la collecte.
La présente Politique doit se lire conjointement avec les Conditions d'utilisation des Sites Web d’Alpega et, en cas d'utilisation des Services, avec le Contrat conclu entre le Client et Alpega.
1. Les termes utilisés dans la présente Politique de la Vie Privée
"Affilié" désigne toute entreprise, société ou autre entité affiliée qui, directement ou indirectement, contrôle, est contrôlée par, ou se trouve sous contrôle commun, avec Alpega ou le Client.
"Convention" désigne les Conditions Générales d’Alpega, tout bon de commande ou proposition de contrat accepté(e) par le Client sous quelque forme que ce soit et validé(e) par Alpega pour la souscription à ses services, la documentation relative aux services Alpega (notamment, sans pour autant s’y limiter, les manuels d’utilisation, le matériel de formation et de support, les spécifications et exigences techniques) et, le cas échéant, les Conditions Particulières applicables. Ces éléments, couplés avec la présente Politique, constituent l’intégralité de la convention régissant la relation entre Alpega et le Client.
"Alpega" désigne la SA/NV Alpega, société belge dont le siège social est établi Pegasus Park, De Kleetlaan 3, 1831 Diegem, enregistrée à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro 0872.586.165, ainsi que ses Affiliés.
"Client" désigne la personne (physique ou morale) qui souscrit aux Services.
"Législation sur la Protection des Données" désigne les dispositions du Règlement UE 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (Règlement Général sur la Protection des Données), celles de la Directive 2002/58/EC du Parlement Européen et du Conseil du 12 juillet 2002 concernant le traitement des données à caractère personnel et la protection de la vie privée dans le secteur des communications électroniques, ainsi que les législations et/ou réglementations nationales les mettant en œuvre et leurs amendements.
"Services" désigne les produits et services (et leurs adaptations/mises à jour) auxquels, en vertu de la convention, le Client a souscrit auprès d’Alpega et de ses Affiliés.
"Utilisateur" désigne dans la présente Politique les utilisateurs des sites web et/ou à toute personne qui utilise les Services pour le compte du Client.
“Vous” et “Votre” (ou tout terme assimilé) désignent les Clients, les personnes associées aux Clients, les Utilisateurs, les contacts, les fournisseurs et demandeurs d’emploi.
Les termes “ Nous”, “Notre” et “Nos” (ou tout terme assimilé) renvoient à Alpega.
"Sites Web" renvoie à toutes les pages internet et applications fournies et exploitées par Alpega.
Les autres termes utilisés pour les besoins de cette Politique, tels "données personnelles", "traitement", "personne concernée", "responsable du traitement", "sous-traitant" et "autorité de contrôle" s’entendent dans le sens défini par la Législation sur la Protection des Données.
2. Qui est responsable de vos données personnelles ?
En fonction de la relation entre vous et nous, Alpega est soit en tant que responsable du traitement, soit en tant que sous-traitant responsable de vos données personnelles. Nos coordonnées sont fournies ci-dessous.
3. Quelles données collectons-nous et traitons-nous ?
En fonction de la relation entre vous (par exemple client, fournisseur, candidat) et nous, nous collectons et traitons certaines des données personnelles suivantes vous concernant:
Si vous nous fournissez des informations concernant un tiers (un membre de votre famille, un employeur, des employés, des parties adverses, des conseillers, des fournisseurs ...), vous devez vous assurer que ce tiers est conscient de l’utilisation qui sera faite de ces données et qu'il vous a autorisés à nous les divulguer pour les utiliser (cette autorisation vaut également pour nos fournisseurs de services externalisés). Si nous avons besoin de données personnelles concernant des personnes liées à des Clients pour fournir certains Services, nous demandons à nos Clients de porter cette Politique à leur connaissance.
4. Comment collectons-nous vos données personnelles?
Dans la plupart des cas, nous récoltons les données personnelles (1) auprès de nos Clients ou d’Utilisateurs ou (2) auprès des personnes qui manifestent le souhait d’assister à l'un de nos événements et/ou de recevoir nos communications. Dans certaines circonstances nous pouvons également être amenés à collecter vos données personnelles auprès de tiers (3). Les circonstances dans lesquelles nous pouvons collecter des données personnelles vous concernant sont les suivantes :
L’exécution de la Convention ou la conclusion de la Convention, pourrait être compromise si vous refusez de fournir les données personnelles que nous devons recueillir soit en vertu de la loi, soit pour exécuter la Convention. Dans ce cas, nous pourrions être amenés à annuler la Convention, qui nous lie, ce dont nous vous informerions au préalable.
5. Comment, et sur quelle base, utilisons-nous vos données personnelles?
Nous nous efforçons de traiter vos données personnelles de la manière la plus adéquate possible, en limitant leur utilisation à ce que nous jugeons raisonnablement nécessaire, pour les finalités et sur les bases légales suivantes :
o Devis et informations : pour répondre à vos questions ou pour vous fournir des informations relatives à nos Services (comme, par exemple, des démonstrations ou des devis);
o Engagement du client: pour vous enregistrer en tant que Client dans notre base de données, effectuer les recherches nécessaires pour confirmer que rien ne s’oppose à ce que nous vous fournissions des Services ;
o Produits et Services: pour vous fournir nos Services;
o Gestion des Clients: pour pouvoir gérer votre compte (par exemple via l’échange de correspondances dans le cadre de la Convention, l’insertion dans des répertoires, ...);
o Administration: pour conclure des accords de paiement et pour obtenir paiement des montants qui nous sont dus en vertu de la Convention ;
o Demandeurs d’emploi: pour traiter les demandes d’emploi;
o Gestion des fournisseurs: pour gérer la relation avec nos fournisseurs (notamment en ce qui concerne l’administration, la facturation et les paiements). Si un fournisseur nous aide à fournir des services à nos Clients, nous traitons les données personnelles nécessaires à la gestion de cette relation.
o vérifications de conformité dans le cadre des obligations financières et fiscales;
o tenue de fichiers : il nous est imposé, par exemple, de tenir un fichier regroupant les données personnelles des personnes qui ont refusé nos communications de marketing direct.
o pour vous envoyer des mises à jour, pour vous aviser des événements que nous organisons ou auxquels nous participons, et/ou pour vous communiquer des informations sur nous et sur les Services, et ceux de nos Affiliés et partenaires, qui, d’après nous, seraient susceptibles de vous intéresser ;
o pour vous communiquer les résultats de sondages auprès des clients, les campagnes de marketing, les analyses de marché ainsi que des annonces promotionnelles;
o pour collecter des informations qui nous permettront d’améliorer la qualité de nos communications en les personnalisant en fonction de vos propres attentes.
o pour administrer notre relation avec vous, en ce compris, la comptabilité, l’audit, la mise en place de mesures liées à la bonne exécution de notre relation commerciale, à savoir, entre autres, l’identification des personnes autorisées à représenter nos Clients, fournisseurs ou fournisseurs de services;
o pour procéder à la vérification des antécédents, exclusivement lorsque cette vérification est nécessaire pour prévenir une fraude. Cela peut inclure, la vérification automatisée des données personnelles dont vous vous prévalez dans les bases de données de référence et un contact direct pour vous demander de confirmer votre identité. Cela peut également aboutir à l’enregistrement de nos échanges, à des fins de contrôle de conformité ;
o pour effectuer des sondages (tels les tendances, les renseignements commerciaux, l’efficacité du marketing) ;
o pour analyser et améliorer nos Services et communications et pour surveiller la conformité à nos politiques et normes ;
o pour gérer l’accès à nos locaux et à des fins de sécurité;
o pour assurer la sécurité de notre réseau et de nos informations, et pour prévenir ou détecter les menaces à la sécurité, de même que les fraudes ou autres activités criminelles ou malveillantes ;
o pour pouvoir identifier et contacter d’éventuels demandeurs d’emploi ;
o à des fins d’assurance ;
o pour exercer ou défendre nos droits légaux ou pour se conformer à des décisions judiciaires ;
o pour vous communiquer les derniers développements, annonces et autres informations relatifs à nos Services, événements et initiatives (en ce compris des notes d'information, des bulletins d'information et d'autres informations sur les développements des entreprises et du secteur) ;
o pour collecter des informations qui nous permettront d’améliorer la qualité de nos communications en les personnalisant en fonction de vos propres attentes ;
o pour améliorer les Sites web en comprenant comment ils sont utilisés et en diagnostiquant les éventuels problèmes techniques ;
o à des fins statistiques liées à l'utilisation des Services ;
o pour effectuer un partage d’informations entre nos Clients et contacts au sein de nos annuaires de services.
6. Hormis nous, qui peut avoir accès à vos données personnelles ?
Dans certaines circonstances, nous pouvons être amenés à partager vos données personnelles avec des tiers. Nous ne procéderons à ce partage que si nous sommes légalement autorisés à le faire.
Lorsque, en tant que client, vous nous fournissez des données personnelles, nous partons du principe que, sauf demande écrite contraire de votre part, nous pouvons les divulguer lorsque nous jugeons que c’est raisonnablement nécessaire pour la fourniture de nos Services (comme mentionné dans la présente Politique de la Vie Privée) ou lorsque la loi applicable en la matière le requiert
Nous partageons vos données personnelles :
7. Transferts internationaux d’informations
Lorsque que nous transférons vos données personnelles vers des pays étrangers, y-compris en dehors du territoire de l’Espace Economique Européen (“EEE”), nous les protégeons selon les termes de la présente Politique de la Vie Privée.
Bien que le régime légal de certains pays situés hors de l’Espace Economique Européen offre un niveau de protection des données moindre que ceux appliqués dans l’EEE, nous nous efforçons de tout mettre en œuvre pour que vos données personnelles soient traitées dans le respect de la présente Politique de la Vie Privée. Nous ne transférons des données personnelles vers ces pays que lorsque c’est impératif pour fournir les Services que vous nous avez demandés, ou lorsque c’est absolument nécessaire pour établir, exercer ou soutenir une action judiciaire, tout en faisant le maximum pour assurer une protection de vos données personnes, dans le respect des clauses contractuelles standard approuvées par la Commission Européenne.
Toutes nos filiales et/ou Affiliés à travers le monde assurent un niveau de protection des données au moins équivalent à celui imposé dans l’Espace Economique Européen.
Si vous souhaitez plus d’informations, parmi lesquels une copie des documents utilisés pour assurer la protection de vos données personnelles, n’hésitez pas à nous contacter en utilisant les coordonnées reprises ci-dessous.
8. Sécurité de vos données personnelles
Nous avons mis en œuvre des mesures de sécurité appropriées pour éviter la perte, l’utilisation/la consultation non autorisées, la modification ou la divulgation de vos données personnelles. Nous avons mis en place des accords de confidentialité stricts (incluant nos obligations en matière de protection des données) avec tous nos fournisseurs externes de services.
Nous avons également élaboré des procédures permettant de traiter toute de violation des données personnelles et, nous vous en aviserons, ainsi que les autorités compétentes, lorsque nous sommes légalement requis de le faire.
9. Vos droits
Vous disposez des droits suivants dans le cadre de l’utilisation que nous faisons de vos données personnelles:
Vous pouvez, à tout moment, faire valoir un des droits énumérés ci-dessus, en nous contactant via les coordonnées reprises en fin de document. En cas de doute, nous pourrions être amenés à demander une copie de votre carte d’identité, de votre passeport ou de tout autre document valide pouvant confirmer votre identité.
10. Retrait de consentement
Vous pouvez, à tout moment, retirer le consentement que vous nous avez accordé pour le traitement des données personnelles. Dès notification du retrait de votre consentement, nous mettrons un terme au traitement des données pour les finalités pour lesquelles vous nous avez donné votre consentement, sauf si une autre base légale justifie la poursuite de ce traitement.
Si vous ne souhaitez plus recevoir de communications marketing de notre part, nous vous invitons soit à vous désabonner via l’option de désabonnement qui figure dans tous nos courriels marketing, soit à nous contacter via les coordonnées reprises ci-dessous. Veuillez toutefois noter que le retrait de votre consentement dans le cadre des communications marketing n’affecte aucunement le traitement des données personnelles nécessaires pour la fourniture de nos Services.
11. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?
Nous limitons la conservation de vos données personnelles à la période nécessaire pour accomplir les finalités pour lesquelles nous avons collecté les données, y-compris pour satisfaire aux exigences légales, comptables ou de reporting et, le cas échéant, pour assurer la défense de nos intérêts dans le cadre d’actions judiciaires, jusqu’à extinction desdites procédures ou jusqu’à extinction de la période d’archivage légale.
A l’expiration du délai de conservation applicable pour les données personnelles, nous procéderons à leur suppression, en conformité avec les dispositions légales.
12. Cookies
Nous utilisons un outil de cookies sur notre site Web pour obtenir le consentement pour les cookies facultatifs que nous utilisons.
Les cookies nécessaires à la fonctionnalité, à la sécurité et à l'accessibilité sont définis et ne sont pas supprimés par l'outil.
Vous pouvez en savoir plus sur la façon dont nous utilisons les cookies et comment modifier vos préférences en matière de cookies dans notre politique de cookies.
13. Liens vers d’autres sites web
Nos Sites Web et nos pages de médias sociaux peuvent contenir des liens vers d’autres sites Web non affiliés et / ou d’autres pages de médias sociaux. Veuillez noter que, faute de pouvoir les contrôler, nous ne sommes pas responsables du contenu ou des politiques de confidentialité des sites Web tiers. Il vous appartient donc d’examiner attentivement la politique de la vie privée de tout site Web tiers que vous visitez, afin de comprendre comment les opérateurs de ces sites peuvent collecter, stocker et utiliser vos données personnelles.
14. Modifications de notre Politique de la Vie Privée
Nous nous réservons le droit de modifier périodiquement la présente Politique de la Vie Privée afin de la mettre à jour, de refléter tout changement dans notre manière de traiter vos données personnelles, ou d’y introduire les nouvelles exigences légales. Toute modification apportée à la Politique de la Vie Privée sera affichée sur cette page et, le cas échéant, vous sera notifiée par courrier électronique.
La dernière mise à jour du présent document date de juillet 2020. Veuillez consulter régulièrement cette page pour vous tenir au courant des dernières mises à jour.
15. Coordonnées de contact
Nous vous remercions d’adresser vos questions, commentaires et demandes concernant notre Politique de la Vie Privée à notre équipe « vie privée » :
Alpega N.V.
Adresse : Pegasus Park, De Kleetlaan 3,
1831 Diegem,
Belgique
Email: privacy[at]alpegagroup.com.
Délégué à la protection des données: Marc Van Nieuwenhove
