Mit der vorhergesagten Verdopplung des weltweiten Chemikalienmarktes für 2035 werden Lieferketten, die schon jetzt verschachtelt sind, wahrscheinlich noch erheblich komplexer. Der Transport ist ein sehr bedeutender Kostenanteil, wodurch wirksames Management und Steuerung von Frachtausgaben inklusive der Nebenkosten mit großer Sicherheit ein wichtiger Schwerpunkt für Firmen werden, die nach Verbesserung von Betriebsleistung und Margen streben.
Nebenkosten sind die zusätzlichen Gebühren zu den grundlegenden Frachtkosten je Tonne und Kilometer und sind, teilweise aufgrund behördlicher Anforderungen, für die chemische Industrie für diese Kosten auf höherem Niveau als für die meisten anderen Industriezweige. Einige sind wiederkehrende und vorhersagbare Positionen mit bekannten oder auslagerbaren und somit planbaren Kosten. Beispiele hierfür sind etwa die Reinigung von Tankfahrzeugen mit der Fahrzeit zur und von der Waschstraße, weiterhin die Kosten für erforderliche Bescheinigungen sowie die vielen regulatorischen Kosten, wie Herkunftsnachweise oder ADR-Gebühren. Andere Kosten sind weniger vorhersagbar, wie Wartezeiten und Standgelder.
Aber gleich, ob sie auf festen Gebühren, verhandelten Preisen oder anderem beruhen, tauchen solche Kosten erst während oder nach der Ausführung auf. Eine Transportrechnung kann viele solcher Einzelposten enthalten und die Positionen für einen bestimmten Transport tauchen möglicherweise nicht alle auf derselben Rechnung auf. Viele oder alle diese Positionen sollten durch Belege, wie Wiegescheine, Liefernachweise oder Reinigungsbescheinigungen, ergänzt werden, möglicherweise in unterschiedlichen Währungen und Sprachen. Darüber hinaus geht aus der Rechnung möglicherweise nicht hervor, welche Berechnungsart oder vereinbarten Preise angewendet werden.
Manuelle Prozesse sind fehlerträchtig
Die Fehlermöglichkeiten, aus Versehen oder manchmal vorsätzlich, sind beträchtlich. Trotzdem verwendet die typische Firma aus dem Chemiebereich nach wie vor hochgradig ineffektive, im Prinzip manuelle Rechnungs- und Prüfprozesse. Rechnungen und Belege werden geprüft, diskutiert und möglicherweise intern und extern beanstandet. Mit der Umordnung der Daten schleichen sich weitere Fehler ein. Im besten Fall entstehen beträchtliche Verwaltungskosten und die Zahlung selbst konformer Rechnungen verzögert sich durch den unausweichlichen Rückstau. Schlimmstenfalls sind Zeit- und Kostenaufwand für einen kompletten Abgleich von Rechnungen so hoch, dass ein Teil der zweifelhaften Zahlungen einfach durchgelassen wird.
Und wieder sind typischerweise viele Nebenkosten auf Höhe des örtlichen Betriebs „begraben“ und für das Unternehmen nicht sichtbar. Selbst, wenn sie nach oben gemeldet werden, unterstützen ERP-Systeme möglicherweise die Buchung von Nebenkosten nicht in detaillierter und postenbezogener Weise. Analyse, Verständnis und Verbesserung dieser erheblichen Kosten sind somit unmöglich.
TMS-Lösungen für einen automatisierten Arbeitsablauf
So muss es jedoch nicht sein. Es gibt Lösungen, wie zum Beispiel Transwide TMS, welche einen automatisierten und standardisierten Arbeitsablauf schaffen, unter Integration der Nebenkostenforderungen in Ausführungs- und Rechnungslegungsprozesse.
Alle Kostenarten sind vordefiniert und an vereinbarte Preise oder andere Vertragsbestimmungen gekoppelt, sowie, soweit notwendig, über entsprechende Formeln berechnet. Belege können durch den Spediteur direkt in das System hochgeladen werden und der Prozess wird durch Ereignis-Management unterstützt. Resultierende Forderungen des Spediteurs benachrichtigen den Anwender, die Position zu bewerten, und natürlich können Punkte diskutiert werden. Entscheidend im Fall von Unstimmigkeiten ist, dass beide Parteien auf die gleichen strittigen Dokumente im gleichen Format schauen, was für sich bereits eine Hauptursache von Streit beseitigt.
Zusätzlich werden anerkannte Forderungen automatisch an das ERP-System übermittelt und Abgrenzungsberichte erzeugt, die eine detaillierte Einsicht in die Kosten gestatten – bis auf die Ebene bestimmter Routen oder Fahrzeuge, falls erforderlich. Die Berichte bieten eine solide Basis für zukünftige Budgetierung und kontinuierliche Verbesserungsprozesse.
Wirksames Frachtkostenmanagement
Dieses Informationsniveau ist für ein wirksames Frachtkostenmanagement entscheidend. Dadurch können Sie Spediteursleistung und Transporterfüllung absichern und verbessern, die Ursachen unnötiger Kosten identifizieren und abstellen sowie Handelsbeziehungen verbessern – nicht nur mit Spediteuren, sondern auch mit Ihren Kunden. Wie können Sie ohne Information die wirklichen Kosten für Ausführung einer bestimmten Bestellung erfahren? Und wie treffen Sie fundierte Entscheidungen, welche Aufträge Sie akzeptieren? Die Wahl ist einfach – informiert sein ist besser.
Um mehr darüber zu erfahren, wie Transwide TMS Ihnen bei der Beantwortung aller Fragen zu Frachtkosten helfen kann, besuchen Sie bitte www.transwide.com/de
