Verwenden Ihre Disponenten immer noch Excel, um für Frachtführer Zeitfenster zu buchen? Werden diese immer noch von E-Mails und Telefongesprächen überschwemmt, um Termine zu ändern? Oder verwalten Sie überhaupt keine Zeitfenster? Und besteht das Fazit vielleicht darin, dass niemand wirklich weiß, welcher Lkw an welcher Rampe auftaucht und zu welchem Zeitpunkt? Falls dies so sein sollte, ist es an der Zeit für eine Online-Rampenplanung, die nicht nur Ihre Planung, sondern Ihre gesamten Logistikabläufe optimiert.
Self-Service-Rampenzeiten-Planung
Auf eine cloudbasierte Rampenplanung können alle Beteiligten von jedem Ort aus und zu jeder Zeit zugreifen, um zu planen – 24 Stunden am Tag, 7 in der Woche. Jeder, der autorisiert ist, – vom Leiter der Versandabteilung bis zu den Disponenten externer Frachtführer – verfügt stets über die aktuellste Planung. Mit anderen Worten: Es gibt nur eine einzige zuverlässige Informationsquelle.
Mit einer cloudbasierten Rampenplanung können Lieferanten, Frachtführer und Kunden überprüfen, welche Zeitfenster noch verfügbar sind, und den für ihre eigene Planung geeignetsten Zeitpunkt auswählen. Und wenn sie ihr Zeitfenster einstellen, Buchungsinformationen aktualisieren oder die Buchung stornieren möchten, dann ist das möglich. Sie müssen das lediglich vor dem Schlusstermin der Planung erledigen, was Sie problemlos kontrollieren können. Sie müssen nicht länger an Ihre Disponenten E-Mails versenden oder mit ihnen telefonieren, was wertvolle Zeit spart und das Risiko von Fehlern und Missverständnissen verringert. Darüber hinaus erhalten alle Beteiligten eine automatische E-Mail-Benachrichtigung aller Änderungen der Planung.
Sie haben alles unter Kontrolle
Online-Rampenplanung unterstützt die Optimierung der gesamten Logistikabläufe, da das Tool bei der Zuweisung von Lkws oder Transportaufträgen zu Verladerampen oder Zeitfenstern automatisch die unterschiedlichsten Beschränkungen und Voraussetzungen berücksichtigt. Beispielsweise die Reservierung mehrerer Verladerampen für ein- und ausgehende Transporte, für Container oder LTL-Frachten oder Be- und Entladung von Produkten über die deren permanenten Lagerstandorten nächstgelegenen Verladerampen.
Es ist auch möglich, den Personal- und Ressourceneinsatz zu optimieren. Wenn beispielsweise nicht genügend Gabelstapler verfügbar sind, um mehr als acht Lkws gleichzeitig zu be- oder entladen, plant das System ein, dass nicht mehr als acht Rampen gleichzeitig belegt sind.
Erhöhung der Sicherheit vor Ort
Sicherheit kann ebenfalls ein Grund sein, sich für eine Online-Rampenplanungslösung zu entscheiden. Sie können bei der Zuweisung von Transportaufträgen zu Verladerampen problemlos Einschränkungen auferlegen. Dabei ließe sich z. B. an gefährliche Güter denken, die nicht bei zwei angrenzenden Verladerampen be- oder entladen werden können. Mit den auferlegten Einschränkungen lassen sich diese potenziellen manuellen Fehler vermeiden, die zu schwerwiegenden Konsequenzen führen können.
Ein weiteres potenzielles Risiko besteht darin, dass sich Personen auf dem Hof zwischen fahrenden Lkws aufhalten. Bei der Buchung von Zeitfenstern oder an der Rampe können Sie um die Mobiltelefonnummer des Fahrers bitten. Nach der Ankunft vor Ort erhält der Fahrer eine Textnachricht, die ihn darüber informiert, wann er die Rampe anfahren kann. Auf diese Weise muss niemand auf dem Hof oder in der Kantine nach dem Fahrer suchen, was zu mehr Sicherheit und Effizienz führt.
Echtzeit-Transparenz für alle angeschlossenen Partner
Rampenplanung vereinfacht die Kommunikation innerhalb der gesamten Kette. Alle angeschlossenen Parteien können problemlos auf die Planung zugreifen und darüber hinaus Dokumente teilen, beispielsweise Packlisten, Zollpapiere, Zertifikate oder Bilder. Und da die Dokumente in der Cloud gespeichert werden, kann diese zugleich als Online-Archiv dienen.
Zu den wichtigsten Aspekten zählt wahrscheinlich die Aufzeichnung aller Prozessschritte. Dadurch kann der Fortschritt der Rampenarbeiten von Mitarbeitern und Partnern überwacht werden, sodass sie Einblick in den Echtzeit-Status jedes Transportauftrags erhalten. So können Ihre Lieferanten, Frachtführer und die Mitarbeiter Ihrer eigenen Kundendienstabteilung überprüfen, ob ein Lkw wartet, beladen wird, das Betriebsgelände bereits rechtzeitig verlassen hat oder ob es zu einer Verzögerung gekommen ist.
Einblick in Leistung
Die Überwachung sämtlicher Prozessschritte stellt auch die Grundlage für die Messung und Analyse Ihrer Leistung dar. Wie lange müssen Lkws nach der Ankunft warten, bis sie Zugang zur Verladerampe erhalten? Wie lange dauert der Be- oder Entladeprozess pro Lkw? Noch wichtiger ist vielleicht jedoch die Evaluierung pro Lieferant oder Frachtführer. Sie können sofort überprüfen, welche Parteien für das gebuchte Zeitfenster grundsätzlich zu spät eintreffen, und können das Problem bei diesen ansprechen, um Ihre Leistung zu verbessern.
